1. Inleiding tot ons privacybeleid
Dit privacybeleid beschrijft hoe Officecleaningsupply omgaat met persoonlijke gegevens van bezoekers en klanten van onze Nederlandse B2B-webshop voor schoonmaakartikelen op https://officecleaningsupply.com. Wij richten ons op zakelijke klanten en organisaties, maar verwerken daarbij ook persoonsgegevens van contactpersonen binnen deze organisaties.
Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit beleid leggen we uit welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden we deze gebruiken, met wie we gegevens delen en welke rechten u als betrokkene heeft.
Dit privacybeleid is van toepassing op alle bezoeken aan onze webshop, het plaatsen en afhandelen van bestellingen, het gebruik van onze klantenservice en alle overige interacties met Officecleaningsupply via onze online kanalen.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen uitsluitend gegevens die nodig zijn om onze B2B-dienstverlening professioneel, veilig en efficiënt te kunnen aanbieden. Afhankelijk van uw gebruik van de webshop kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Bedrijfsgegevens – bedrijfsnaam, rechtsvorm, eventueel BTW-nummer, KvK-nummer en factuur- en leveringsadres.
- Contactgegevens – voor- en achternaam van de contactpersoon, functietitel, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer en voorkeurswijze van contact.
- Account- en inloggegevens – gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord en accountinstellingen indien u een klantaccount aanmaakt.
- Factuur- en betaalinformatie – factuuradres, betaalstatus, gekozen betaalmethode en een betalingsreferentie via onze betalingsverwerker (wij slaan zelf geen volledige betaalkaartgegevens op).
- Bestel- en transactiegegevens – bestelde producten, hoeveelheden, bestelgeschiedenis, leveringsvoorkeuren, retouren, klachten en correspondentie over uw orders.
- Communicatiegegevens – inhoud van e-mails, berichten via het contactformulier, telefonische notities en gegevens die u vrijwillig verstrekt aan onze klantenservice.
- Website- en gebruiksgegevens – IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina's, klikgedrag en sessie-informatie voor functionele doeleinden en prestatieanalyse.
- Voorkeuren en instellingen – bijvoorbeeld voorkeurstaal, ingestelde filters in de webshop, opgeslagen winkelwagentjes en gekozen communicatievoorkeuren.
Wij verzamelen deze gegevens rechtstreeks bij u (bijvoorbeeld wanneer u een klantaccount aanmaakt, een bestelling plaatst of contact met ons opneemt) en indirect via het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën, zoals nader toegelicht in het onderdeel over cookies.
3. Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf bepaalde, gerechtvaardigde doeleinden. De belangrijkste verwerkingsdoeleinden zijn:
- Orderafhandeling en levering – het verwerken van uw bestelling, het bevestigen van uw order, het organiseren van verzending en levering, het beheren van retouren en het afhandelen van facturatie en betalingen.
- Klantenservice en ondersteuning – het beantwoorden van uw vragen, het bieden van ondersteuning bij productkeuze, bestellingen en leveringen, het afhandelen van klachten en het verbeteren van onze serviceprocessen.
- Beheer van klantaccounts – het aanmaken en onderhouden van uw zakelijke klantaccount, inclusief toegangsbeheer, beveiligingsmaatregelen en persoonlijke instellingen.
- Verbetering van onze webshop en dienstverlening – het analyseren van gebruiksgegevens en bestelpatronen om de structuur van de webshop, productassortiment, performance en gebruikerservaring te optimaliseren.
- Personalisatie en aanbevelingen – het tonen van relevante producten, aanbevelingen en inhoud op basis van uw eerdere bestellingen, voorkeuren en bekeken producten, voor zover toegestaan binnen de wettelijke kaders.
- Marketing en communicatie – het verzenden van zakelijke nieuwsbrieven, productupdates en aanbiedingen aan onze klanten, mits u hiervoor toestemming heeft gegeven of dit is toegestaan op basis van een bestaande klantrelatie. U kunt zich altijd afmelden.
- Naleving van wet- en regelgeving – het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen, het voorkomen van misbruik en fraude, en het naleven van verzoeken van bevoegde autoriteiten, voor zover wettelijk vereist.
De rechtsgronden voor deze verwerkingen zijn onder andere: uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld uw bestelling), het voldoen aan wettelijke verplichtingen, ons gerechtvaardigd belang bij het efficiënt en veilig exploiteren van een B2B-webshop, en – waar nodig – uw uitdrukkelijke toestemming.
4. Delen wij uw gegevens met derden?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wel kan het nodig zijn om bepaalde gegevens te delen met zorgvuldig geselecteerde externe partijen die ons ondersteunen bij het aanbieden van onze diensten. Deze partijen verwerken uw gegevens uitsluitend in opdracht van ons en volgens onze instructies.
De belangrijkste categorieën ontvangers zijn:
- Bezorg- en logistieke partners – om uw bestelling te kunnen leveren, delen wij uw bedrijfsnaam, afleveradres en contactgegevens met onze vervoerders.
- Betalingsverwerkers – voor het veilig afhandelen van betalingen delen wij betaalgerelateerde gegevens met onze betaalproviders. Zij verwerken uw betaalgegevens volgens strikte beveiligingsstandaarden.
- IT- en hostingdienstverleners – voor het technisch beheer, de beveiliging en hosting van onze webshop en bijbehorende systemen.
- Professionele adviseurs – zoals accountants of juridisch adviseurs, voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening aan ons en in overeenstemming met hun geheimhoudingsverplichtingen.
- Analyse- en optimalisatiepartners – om inzicht te krijgen in het gebruik van onze webshop en deze te verbeteren, waarbij waar mogelijk geaggregeerde of gepseudonimiseerde gegevens worden gebruikt.
Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens. Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan toezichthouders, fiscale autoriteiten of opsporingsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
5. Bewaartermijn van uw gegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. Bij het vaststellen van bewaartermijnen hanteren wij onder meer de volgende criteria:
- Wettelijke bewaarplichten – fiscale en administratieve gegevens (zoals facturen en transacties) worden doorgaans minimaal zeven jaar bewaard in overeenstemming met de wettelijke eisen.
- Duur van de klantrelatie – gegevens die aan uw klantaccount en bestelgeschiedenis zijn gekoppeld worden bewaard zolang uw organisatie klant bij ons is en een actueel account gebruikt.
- Afhandeling van verzoeken en geschillen – communicatie en dossierinformatie kunnen gedurende een redelijke termijn worden bewaard om vragen, klachten of geschillen correct af te kunnen handelen.
Na afloop van de relevante bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat deze niet langer direct naar u of uw organisatie herleidbaar zijn.
7. Uw rechten met betrekking tot privacy
Als betrokkene heeft u op grond van de AVG diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Binnen onze B2B-context erkennen wij deze rechten voor de natuurlijke personen die namens een organisatie met ons communiceren of gebruikmaken van onze webshop. U heeft onder meer de volgende rechten:
- Recht op inzage – u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden en met wie deze worden gedeeld.
- Recht op rectificatie – als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.
- Recht op verwijdering – in bepaalde gevallen kunt u verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
- Recht op beperking van verwerking – u kunt vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in afwachting van de beoordeling van een bezwaar of correctieverzoek.
- Recht op overdraagbaarheid – u kunt verzoeken om overdracht van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan uzelf of een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is.
- Recht van bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op basis van ons gerechtvaardigd belang of tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing.
- Recht om toestemming in te trekken – indien wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens vermeld onder Contact opnemen over privacy. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren. Wij streven ernaar uw verzoek binnen de wettelijke termijn te behandelen.
Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacywetgeving.
8. Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en elke andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarbij houden wij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard van de gegevens en de risico's van de verwerking.
Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:
- Beveiligde verbindingen – gebruik van versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor het verzenden van gegevens tussen uw browser en onze webshop.
- Toegangsbeheer – beperkte toegang tot persoonsgegevens voor medewerkers en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden, op basis van autorisatie en vertrouwelijkheid.
- Veilige opslag en back-ups – beveiligde opslag van gegevens in onze systemen en het periodiek maken van versleutelde back-ups om gegevensverlies te voorkomen.
- Wachtwoord- en accountbeveiliging – gebruik van versleutelde wachtwoorden en maatregelen om ongeautoriseerde toegang tot klantaccounts te bemoeilijken.
- Monitoring en incidentmanagement – toezicht op de beveiliging van onze systemen en procedures voor het afhandelen en, indien nodig, melden van datalekken.
Ondanks onze inspanningen kan geen enkele online dienst volledige veiligheid garanderen. Wij adviseren u daarom om zorgvuldig om te gaan met uw inloggegevens en alleen vanaf veilige apparaten gebruik te maken van uw klantaccount.
9. Internationale gegevensoverdracht
In principe worden uw persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het kan echter voorkomen dat bepaalde dienstverleners die wij inschakelen gevestigd zijn buiten de EER of gegevens buiten de EER verwerken.
In die gevallen nemen wij aanvullende waarborgen om ervoor te zorgen dat uw gegevens op een vergelijkbaar beschermingsniveau worden behandeld als binnen de EER. Dit doen wij bijvoorbeeld door:
- te werken met landen waarvoor de Europese Commissie heeft vastgesteld dat er sprake is van een passend beschermingsniveau, of
- gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) met aanvullende maatregelen waar nodig.
Indien u meer informatie wenst over de concrete passende waarborgen die bij een bepaalde internationale doorgifte van toepassing zijn, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit privacybeleid.
10. Contact opnemen over privacy
Voor vragen over dit privacybeleid, uw persoonsgegevens of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder met uw verzoek of opmerking.
Neem bij voorkeur contact met ons op via de gegevens op onze Contactpagina, zodat uw vraag snel bij de juiste afdeling terechtkomt. Vermeld daarbij duidelijk dat het om een privacy- of AVG-gerelateerde vraag gaat.
Wanneer u reeds klant bent, kunt u ook contact opnemen via uw vaste contactpersoon of via onze Support-pagina. Wij streven ernaar uw verzoek zo snel mogelijk en binnen de toepasselijke wettelijke termijn af te handelen.
11. Wijzigingen in het privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten wijzigen of wanneer nieuwe wettelijke of technische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie van het privacybeleid is altijd beschikbaar op https://officecleaningsupply.com/privacy-policy/.
Bij ingrijpende wijzigingen die een wezenlijke impact kunnen hebben op de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij u, waar redelijkerwijs mogelijk, actief informeren, bijvoorbeeld via e-mail of een melding in uw klantaccount. In de praktijk geldt het bijgewerkte beleid vanaf het moment van publicatie op de website, tenzij anders aangegeven.
12. Toepasselijk recht en geschillen
Op dit privacybeleid en op alle geschillen die daarmee verband houden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen over de verwerking van uw persoonsgegevens, die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
Onverminderd het voorgaande behoudt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming in Nederland.